La firma elettronica qualificata è percepita come il metodo più completo e sicuro per dimostrare l’identità di un soggetto e l’accettazione del contenuto di un documento.
La firma elettronica nasce in un contesto giuridico che ne certifica e regolarizza il suo uso e la sua definizione, legata al concetto di firma autografa tradizionale, identificando un soggetto firmatario che accetta un testo.
La firma elettronica qualificata
Tra le diverse tipologie di firma elettronica, la firma qualificata è quella che garantisce il massimo livello di sicurezza e veridicità. Sebbene sia la tipologia più complessa, fornisce validità legale con un livello di legittimità persino superiore alla tradizionale firma autografa.
La firma elettronica qualificata è una firma elettronica che viene effettuata con un certificato qualificato per l’identificazione del firmatario. Tale certificato è costituito da un documento informatico che lega i dati del firmatario e la convalida della firma all’identificazione univoca del soggetto. Il certificato deve essere stato rilasciato da un’autorità di certificazione qualificata.
Una firma elettronica qualificata non richiederebbe alcun tipo di perizia in un tribunale in caso di conflitto poiché è considerata una prova totalmente valida con il più alto livello di legittimità, originalità e inviolabilità richiesti. Essa condivide tutte le caratteristiche della firma elettronica avanzata, come quella di essere collegata al firmatario in modo unico e non trasferibile e di essere collegata al documento da sottoscrivere in modo tale che sia la firma che il documento non possano essere modificato in un processo successivo.
Tipi di firma elettronica qualificata
La firma elettronica qualificata può essere generata in due diverse varianti, che si differenziano principalmente per il processo di generazione e per il tipo di certificato qualificato.
Firma elettronica qualificata locale
Il certificato elettronico per la firma elettronica qualificata locale è ospitato sul dispositivo del firmatario. Questi certificati possono essere generati su una scheda crittografica, tramite un token USB o come software di sigillo crittografico.
Questo tipo di firma elettronica qualificata funziona in qualsiasi sistema operativo e browser poiché precedentemente installato sul dispositivo del firmatario. È il metodo standard e più comune per l’utilizzo di una firma qualificata.
Firma elettronica qualificata remota
La firma e il certificato qualificato si trovano in un unico repository su un server protetto e supervisionato.
Questo secondo tipo di firma elettronica qualificata è comunemente utilizzato nelle aziende; è più versatile e il firmatario può accedervi da qualsiasi computer o dispositivo mobile con accesso a Internet. Tuttavia, vengono offerti servizi centralizzati di firma elettronica qualificata per i privati, con tutti i suoi vantaggi e versatilità.
Il potenziale abilitante delle firme elettroniche
Uno dei maggiori vantaggi della firma elettronica, tuttavia, risiede nel fatto che la sua implementazione può abilitare diverse altre funzioni e contribuire a rendere più efficienti i processi aziendali.
Per prima cosa, poter firmare un contratto a distanza, completamente digitalmente e da qualsiasi dispositivo, è una comodità che tutti possiamo apprezzare. Di conseguenza, una soluzione di firma elettronica può essere efficacemente implementata all’interno di processi di onboarding digitale più articolati e complessi per fornire una customer experience completa e soddisfacente a clienti e utenti.
Decidere di digitalizzare l’acquisizione delle firme, quindi, può essere l’occasione perfetta per ripensare i processi aziendali e le interazioni con i clienti e per migliorarli.
Inoltre, una volta che i contratti sono stati firmati elettronicamente, possono essere immediatamente trasferiti a un sistema di archiviazione digitale conforme. Tale processo garantisce l’immodificabilità e l’integrità dei documenti nel tempo e ne garantisce la validità giuridica nel tempo, nonché la possibilità di recuperarli in ogni momento e per ogni evenienza.
I vantaggi della firma elettronica dunque sono numerosi: soprattutto perché, da quella che sembra una semplice firma, possono scaturire innumerevoli possibilità, che vanno dall’opportunità di snellire e razionalizzare i processi aziendali interni, all’opportunità di ripensare al relazione con i clienti, creando una customer experience di successo.
Dall’implementazione delle firme elettroniche si ottengono sia benefici immediati e più facilmente apprezzabili, sia effetti positivi che si manifestano nel tempo. Tra i benefici immediati, annoveriamo una riduzione dei costi di gestione, uno snellimento dei tempi dei processi, e la possibilità di ottenere firme con pieno valore legale in pochi passaggi, anche quando ci sono più firmatari.
Ma se pensiamo alla firma elettronica come elemento abilitante per la digitalizzazione dei processi di onboarding, allora possiamo apprezzare i benefici che si possono realizzare nel tempo: una migliore relazione con i clienti e la capacità di rafforzare le competenze digitali a livello capillare, tra personale e utenti, aprendo le porte a nuove possibilità.
